Salgsordren er et omfangsrigt modul i Mamut Service Suite som benyttes til at oprette og administrere sine salgsordrer.

Salgsordre modulet i Mamut Service Suite er meget nemt at benytte og har en række forskellige anvendelses muligheder. Salgsordren kan nemlig benyttes som en integreret del af planlægnings modulet i Mamut Service Suite, hvilket giver mulighed for nemt at kunne oprette aftaler på baggrund af en given ordre, eller omvendt oprette ordren udfra en valgt kundeaftale.

Desuden kan salgsordren benyttes som et egentligt detail-handels modul, da varer naturligvis nemt kan påsættes en ordre ved hjælp af en stregkodelæser.

Omrejsende sælgere kan også have glæde af salgsordren. Hvis man f.eks. installerer Mamut Service Suite på en bærbar PC kan man have denne med ude hos ens kunder og her direkte oprette ordrer til de enkelte kunder på stedet. Når man kommer hjem på kontoret overføres ordrerne så til ens økonomisystem og ekspederes som normalt.

Sælger ens virksomhed varer eller ydelser til offentlige virksomheder eller institutioner i Danmark, er det i mange tilfælde et krav efter 1 februar 2005 at man kan sende sine fakturaer til disse i elektronisk form.

Mamut Service Suite kan derfor naturligvis sende ens elektroniske fakturaer til offentlige i det OIOXML format som er vedtaget af videnskabsministeriet.

På denne side kan du få et overblik over de væsentligste områder af salgsordren. Er du mest interesseret i at finde ud af hvordan du kan benytte Mamut Service Suite til at sende elektroniske fakturaer til det offentlige kan du finde en artikel om dette under afsnittet Tips & Tricks nederst på denne side.

 Salgsordren.

Når menupunktet: "Salgsordrer" vælges i Mamut Service Suite, vil man som udgangspunkt blive præsenteret for følgende skærmbillede:

Som det fremgår af ovenstående illustration er skærmbilledet opdelt en en række sektioner; ikon-baren, søge-området, en liste over ordrerne samt en sektion som viser detaljerne om den valgte ordrer.

 Ordre specifikke funktioner.

Ikon baren indeholder en række funktioner som er; "Opret ny ordre", "Rediger ordre", "Udskriv", "Send elektronisk faktura", "Udlæs ordre", "Slet ordre" og "Arkiver ordre". Benytter man et økonomisystem som Mamut Service Suite er i stand til direkte at udveksle data med kan ikon baren også indeholde funktioner til f.eks. som vist ovenfor at overføre ordrer til WinFinans. Hvilke andre programmer som Mamut Service Suite direkte kan udveksle data med, og hvorledes hver enkelt integration fungerer kan du læse mere om på siden: Integration til andre programmer.

 Søge området.

Under ikon baren findes et søge område som kan benyttes til at søge i ens ordrer. Man kan blandt andet søge efter specifikke ordrenumre eller rekvisitionsnumre, eller måske blot finde de ordrer som er blevet udstedt til en given kunde f.eks. inden for de seneste 3 måneder. Om man ønsker at benytte den udvidede søgning i ordrerne eller måske blot den simple søgning kan styres ved at vælge funktionen: "Almindelig/Udvidet søgning" i ikon baren.

 Ordrelisten.

Listen over ordrer indeholder som udgangspunkt alle de tilbud, ordrer eller fakturaer som er blevet oprettet i Mamut Service Suite. Har man benyttet søge området til at søge efter ordrer, vil listen naturligvis kun indeholde de ordrer som måtte være blevet fundet. Listen over ordrer kunne se således ud:

Som det fremgår af ovenstående illustration kan man i listen se hvornår en ordre er oprettet, ordrenummeret, ordrens type (tilbud/ordre/faktura) og det kundenummer som ordren er oprettet på.

Derudover kan man se ordrens total, leverings datoen og et eventuelt aftale nummer hvis ordren er blevet oprettet på baggrund af en aftale i planlægnings modulet i Mamut Service Suite. Man kan ligeledes se om ordren har været udlæst, eller overført til ens økonomisystem, og om ordren har været afsendt elektronisk i de tilfælde hvor man har behov for at kunne sende elektroniske fakturaer til det offentlige.

Vælges en ordre kan man naturligvis højreklikke på den og få en popup-menu frem som giver hurtig adgang til de oftest benyttede funktioner for den pågældende type af ordre.

 Ordrens detaljer.

Den nederste del af ordrebilledet viser informationerne om den ordre som er valgt i listen. Denne sektion kunne se således ud:

I stedet for at beskrive denne sektion, har vi her valgt at beskrive de skærmbilleder hvori selve indtastningen af en ordre foregår.

 Ordrehovedet

Skærmbilledet hvori oprettelsen og redigeringen af ordrer og tilbud foregår kunne se således ud:

Som det ses af ovenstående illustration vil fanebladet: "Ordrehoved" som udgangspunkt være valgt.

Her er det muligt at angive nødvendige informationer såsom ordretype, kunde- og rekvisitionsnummer, betalings- og leveringsbetingelser samt fakturerings- og leverings-adresse.

Man har her desuden også mulighed for at angive en eventuel ordrerabat, samt ekspeditionsgebyr og fragt omkostninger. Ordre rabatten, ekspeditions gebyret og fragt omkostningerne udregnes automatisk afhængigt af kundens indstillinger af priser, rabatter og gebyrer samt naturligvis varernes vægt, men kan naturligvis overstyres i de tilfælde dette måtte ønskes.

 Ordrelinier

For at tilføje varer til en ordre vælges fanebladet: "Ordrelinier", hvilket kunne se således ud:

Her har man så muligheden for at tilføje varer til sin ordre på flere forskellige måder.

Kender man sine varer kan man benytte kviksøgnings området til nemt og hurtigt at fremfinde de ønskede varer og påsætte disse. Som det kan ses i kviksøgnings området har man foruden at angive antallet af bestilte varer mulighed for med det samme at ændre varens pris, rabatten eller beskrivelsen af varen samt at angive en eventuel reference på ordrelinien. Man kan naturligvis også benytte en stregkodelæser i forbindelse med kviksøgningsområdet hvilket selvsagt vil gøre oprettelsen af en ordre meget nem og hurtig.

Har man ikke nogen stregkode som man lige kan scanne, og kan man ikke lige huske varenummeret for en given vare, kan man ved at trykke på knappen: "Tilføj vare" få mulighed for at søge i sit varekatalog og herfra direkte vælge den, eller de, varer som ønskes tilføjet til ordren.

Benytter man planlægnings modulet i Mamut Service Suite, og har man oprettet kategorier som indeholder varer, har man her også mulighed for, ved tryk på knappen: "Tilføj kategori", at vælge en kategori hvilket vil tilføje alle de varer som kategorien indeholder til ens ordre.

Man kan herfra desuden også vælge at genberegne ens ordre hvilket vil genberegne ordren i henhold til de priser, rabatter, gebyrer og fragtomkostninger som måtte være opsat i Mamut Service Suite.

I selve listen kan man ændre indholdet af næsten alle de tilgængelige felter, samt naturligvis bytte rundt på rækkefølgen af de enkelte ordrelinier.

 Tekster

Vælges fanebladet: "Tekster" vil skærmbilledet komme til at se således ud:

I dette skærmbillede kan man så angive en indledende tekst på ordren samt en afsluttende tekst.

Hvis ordren blev oprettet på baggrund af en kundeaftale fra planlægnings modulet i Mamut Service Suite kan man her også se den oprindelige opgavebeskrivelse fra selve kundeaftalen.

Når de ønskede felter er udfyldt eller ændret, trykker man på "OK" knappen hvorved ordren gemmes.

 Tips & Tricks

Salgsordre modulet i Mamut Service Suite kan benyttes på mange forskellige måder og i forskellige sammenhæng. For at gøre det hele lidt nemmere, har vi her valgt at samle en række artikler, som hver især indeholder en detaljeret beskrivelse af de mest almindelige anvendelser af salgsordren.

• Hvordan sender jeg en elektronisk faktura til det offentlige?

Salgsordre modulet i Service Suite giver dig en lang række forskellige anvendelses muligheder. Har du ideer til artikler om brugen af salgsordren hører vi meget gerne fra dig.

Skulle du have spørgsmål angående brugen af salgsordre modulet i Mamut Service Suite, er du altid velkommen til at kontakte os på: servicesuite@mamut.com