 |
|
|
Planlægningen er et omfangsrigt modul i Mamut Service Suite som benyttes til at planlægge og overskue sine medarbejderes aftaler med ens kunder. Planlægnings modulet i Mamut Service Suite er langt mere end blot et almindeligt kalender system. Det er nemligt muligt at tilknytte både medarbejdere, kunder og varer til ens aftaler, samt nemt at konvertere ens aftaler til egentlige salgsordrer når opgaven er udført. Desuden giver planlægnings modulet mulighed for at dine medarbejdere kan se og ændre deres aftaler ude i byen, på deres mobil telefon eller PDA hvilket selvsagt giver en masse nye muligheder for netop din virksomhed. Modulet kan med fordel benyttes af flere forskellige typer af virksomheder. Både virksomheder som har en eller flere medarbejdere der udfører deres arbejde ude hos ens kunder, og virksomheder såsom f.eks. tandlæger og frisører kan uden tvivl få stor glæde af planlægnings modulet i Mamut Service Suite. Der er flere forskellige indgangsvinkler til brugen af planlægnings modulet i Mamut Service Suite. På denne side kan du få et overblik over de væsentligste områder af planlægningen. Nederst på siden har vi samlet en række Tips & Tricks som hver især giver et mere detaljeret indblik i de muligheder som planlægnings modulet i Mamut Service Suite giver.  Kalenderen.
Kalenderen er det skærmbillede man som udgangspunkt vil blive præsenteret for, når planlægningen vælges i Mamut Service Suite. Når menupunktet: "Planlægning" vælges fra hovedmenuen vil følgende skærmbillede derfor fremkomme:
Som det fremgår af ovenstående illustration, er kalenderen umiddelbart en helt almindelig kalender, som viser de aftaler som måtte være oprettet i Mamut Service Suite. Øverst i skærmbilledet findes en række funktioner som giver mulighed for at administrere og udskrive ens aftaler, samt at konfigurere kalenderens udseende. Til højre i skærmbilledet findes "Visnings" afsnittet, hvori man kan angive hvad man ønsker at se. Udover at vælge hvilken dato man ønsker at se aftaler for, kan man også vælge hvor mange dage man ønsker vist. Desuden har man her muligheden for at vælge de aftale typer og medarbejdere som man ønsker aftaler vist for. Selve aftalerne vises midt på skærmen. Hver aftale har sin egen farve alt efter hvilken type aftale der er tale om, samt hvilken status den enkelte aftale har. Foruden dette er de medarbejdere som er tildelt den enkelte aftale illustreret ved en lille farvet cirkel i den pågældende medarbejders farve. Det er muligt at oprette flere forskellige typer af aftaler. Hvorledes hver enkelt aftale type fungerer og hvordan disse oprettes forklares i afsnittet Tips & Tricks længere nede på denne side. Som man måske kan forestille sig, så kan kalenderen hurtigt blive en anelse uoverskuelig hvis man har mange medarbejdere og dermed aftaler i løbet af dagen. Derfor er det også muligt at se sine aftaler i skema form, hvilket gøres ved at vælge menupunktet: "Skema".
Har man mange medarbejdere og aftaler kan skemaet med fordel benyttes til at få et godt overblik over virksomhedens aftaler. Ligeledes vil dette skærmbillede oftest benyttes til selve planlægningen af virksomhedens aftaler, da dette effektivt giver en oversigt over hvilke medarbejdere som har mulighed for at påtage sig en given aftale. Skærmbilledet ser således ud:
Her kan man så se dagens aftaler i skema form listet ud for hver enkelt medarbejder. Dette giver et helt andet overblik end selve kalenderen, og foretrækkes af de fleste virksomheder med mange aftaler og medarbejdere. Hver enkelt medarbejder har sin egen række, hvorpå medarbejderens aftaler kan ses. Under medarbejderene findes en række som kaldes "Ikke tildelt". Her findes de aftaler som endnu ikke er tildelt en, eller flere, medarbejdere. Vælges f.eks. aftalen: "Flytning af håndvask i køkken", vil denne aftale blive markeret og aftalens detaljer vises nederst i skærmbilledet. Desuden kan man se 2 stiplede linier som viser hvornår aftalen starter og slutter. Det er herved nemt at se hvilke medarbejdere som måtte være ledige i det givne tidsrum, og derved tildele den valgte aftale til disse medarbejdere. Ved brug af skemaet i Mamut Service Suite, har du derfor alle muligheder for at sikre en effektiv planlægning af dine medarbejderes aftaler.
Nu er det jo ret forskelligt hvorledes man ønsker at se sine aftaler. Derfor indeholder Mamut Service Suite også en egentlig oversigt over virksomhedens aftaler, som kan nåes ved at vælge menupunktet: "Oversigt":
I oversigten kan man se de aftaler som findes i Mamut Service Suite de næste 14 dage frem i en lang liste. Det er vigtigt at bemærke at de viste aftaler naturligvis er de samme hvad enten de oprettes i kalenderen, skemaet eller oversigten. Den eneste forskel på de forskellige skærmbilleder, er den måde hvorpå aftalerne illustreres og hvorledes man ønsker at arbejde med disse. Selve oversigten benyttes oftest til at følge aftalernes status i løbet af dagen, samt til at oprette salgsordrer baseret på afsluttede kunde aftaler.
I mange tilfælde har man behov for at kunne søge efter specifikke aftaler. Dette kan gøres ved at vælge menupunktet: "Aftaler", hvilket vil frembringe følgende skærmbillede:
I de viste eksempel har vi bedt om at få vist alle aftaler af typen "Kundeaftaler". Man kan naturligvis også vælge at få vist alle aftaler som er knyttet til en bestemt kunde eller medarbejder, eller måske finde en helt specifik aftale ved hjælp af aftalenr. eller ordrenr. Det er desuden muligt at se sine arkiverede aftaler på samme måde, ved at vælge menupunktet: "Arkiv" fra menuen.
Ofte udfører ens medarbejdere de samme typer af arbejdsopgaver hos virksomhedens kunder. Disse forskellige typer af arbejdsopgaver kræver oftest de samme varer at udføre og kan i nogle tilfælde kun udføres af udvalgte medarbejdere. Derfor indeholder planlægningen i Mamut Service Suite kategorier som gør det nemt og hurtigt at oprette kundeaftaler. Ved valg af menupunktet: "Kategorier" fremkommer dette skærmbillede som kunne se således ud:
I dette skærmbillede har man muligheden for at oprette så mange kategorier som man har brug for. En kategori kan foruden en beskrivelse og en estimeret tid, indeholde både medarbejder som kan udføre denne type opgave, samt de varer som normalt benyttes til udførslen af opgaven. Ovenfor er valgt kategorien: "Udskiftning af håndvask", og i detaljerne kan man se at man ved denne opgave oftest har brug for et blandingsbatteri, en pakning og en ny vask. Når en kundeaftale oprettes og kunden skal have udskiftet sin håndvask kan man derfor påsætte denne kategori på aftalen, hvorved disse 3 varer bliver overført til aftalen. Har man typer af opgaver som kun kan varetages af bestemte medarbejdere som f.eks. "Vurdering af vandskade", er det også muligt på kategorien at angive hvilke medarbejdere som kan foretage denne opgave. Herved sikres det at man ikke kommer til at sende medarbejdere ud til kunden som ikke er kvalificerede til at løse den givne opgave.
Planlægnings modulet i Mamut Service Suite er meget omfattende og kan benyttes på mange forskellige måder. For at gøre det hele lidt nemmere, har vi her valgt at samle en række artikler, som hver især indeholder en detaljeret beskrivelse af de mest almindelige måder hvorpå planlægningen anvendes. Da de fleste artikler omhandler kundeaftaler anbefales det at starte med at kigge på artiklen: "Hvordan opretter jeg en kundeaftale?". Planlægnings modulet i Mamut Service Suite giver dig en lang række muligheder for en effektiv, nem og smidig planlægning af dine medarbejderes opgaver. Fordelene er åbenlyse og oftest er investeringen i planlægnings modulet tjent hjem i løbet af meget kort tid.
Skulle du have spørgsmål angående brugen af planlægnings modulet i Mamut Service Suite, er du altid velkommen til at kontakte os på: servicesuite@mamut.com |
Mamut Service Suite - Planlægning
